En las empresas, probablemente la colaboración sea la única actividad a la que todo el mundo se dedica diariamente. Desde un directivo a un becario, todos tienen que compartir y administrar información para realizar su trabajo.
Hasta hace poco la mayoría de pequeñas y medianas empresas (pymes) podían ir tirando con el correo electrónico, una sencilla agenda o calendario, compartiendo documentos vía servidores y como no con el teléfono tradicional. Pero a día de hoy, el número de trabajadores móviles y remotos se dispara, los requisitos para colaborar con socios externos, clientes y proveedores se intensifican, y la sobrecarga de información sigue aumentando de forma exponencial. Esta aceleración provoca que las tradicionales herramientas de comunicación estén quedando obsoletas y por ello es probable que se sienta que los malentendidos y errores aumentan y que a su vez se traduce en pérdida de productividad y un mayor riesgo en pérdida de credibilidad ante los clientes, socios y proveedores.
Pero hay solución. En la actualidad hay más plataformas colaborativas que nunca. Plataformas que superan el correo electrónico y ayudan a mejorar la colaboración entre personas. Además, muchos de estos están orientados a las necesidades de la Pymes, y se ofrecen como software-as-a-service (SaaS), reduciendo costes operativos y asociados a la compeljidad de este tipo de plataformas.
Hasta hace poco la mayoría de pequeñas y medianas empresas (pymes) podían ir tirando con el correo electrónico, una sencilla agenda o calendario, compartiendo documentos vía servidores y como no con el teléfono tradicional. Pero a día de hoy, el número de trabajadores móviles y remotos se dispara, los requisitos para colaborar con socios externos, clientes y proveedores se intensifican, y la sobrecarga de información sigue aumentando de forma exponencial. Esta aceleración provoca que las tradicionales herramientas de comunicación estén quedando obsoletas y por ello es probable que se sienta que los malentendidos y errores aumentan y que a su vez se traduce en pérdida de productividad y un mayor riesgo en pérdida de credibilidad ante los clientes, socios y proveedores.
Pero hay solución. En la actualidad hay más plataformas colaborativas que nunca. Plataformas que superan el correo electrónico y ayudan a mejorar la colaboración entre personas. Además, muchos de estos están orientados a las necesidades de la Pymes, y se ofrecen como software-as-a-service (SaaS), reduciendo costes operativos y asociados a la compeljidad de este tipo de plataformas.
¿Necesito un cambio de mis herramientas colaborativas?
Hay muchas señales que nos dan pistas de nuestra situación, señales que advierten que una empresa necesita mejores herramientas colaborativas y podemos enumerar algunas:
- Cada vez cuesta más encontrar la información
- Los procesos dependen excesivamente del correo electrónico
- Su carpeta personal de documentos es la bandeja de entrada del correo electrónico.
- El correo electrónico está saturado.
- Hay problemas en relación con las versiones, habitualmente tenemos dudas de que versión es la que tenemos que enviar por ejemplo a un cliente.
- Hay errores porque la gente usa información incorrecta u obsoleta.
- Sobrecargas de llamadas
- Dificultades en localizar a las personas, demasiadas llamadas perdidas o dificultades en localizar teléfonos.
- Incapacidadde realizar reuniones en linea persona a persona o por equipos
- Demasiadas herramientas y poco integradas. Demasiados inicios de sesión y contraseñas.
- Demasiados desplazamientos para pequeñas cosas.
Estos son algunos problemas que sugieren que hay importantes perdidas de tiempo y productividad. Pero lo más grave es que esto además genera más errores, dificulta la información eficaz, y puede tener consecuencias en la credibilidad ante clientes, compañeros o proveedores.
Los entornos colaborativos están adquiriendo una dimensión y una entidad propia dentro de la tecnologías, siendo probablemente una de las áreas con mayor proyección y de la que más necesitada se encuentra una Pyme que quiere progresar y crecer como compañia. La evolución de las herramientas colaborativas, su adaptación a las empresas y la importancia estrategica que conlleva, requiere realizar diagnósticos por expertos y reflexiones dentro de la compañía para alinear las soluciones con el negocio y mejorar el conjunto de esta.
En otro articulo comentaremos las claves a tener en cuenta en la estrategia colaborativa.
